2º Encuentro DiscoTr.es 2011. (Procedimientos)

Toda la información sobre nuestro segundo encuentro

Notapor Admin » 07 Mar 2011, 19:10

Bien, esto está siendo bastante fácil, ya que aunque hay un reto de mejora con respecto al anterior, es cierto que muchos aspectos ya se trabajaron en su día y muchos los conocéis ya, así que lo siguiente es prácticamente repetición de las instrucciones facilitadas el año pasado. :ok:

Breve reseña para los compañeros más recientes:

Elegir para nuestro encuentro el calor y tranquilidad de una zona rural, más en contacto con la naturaleza y más amable para acompañantes y niños que a su vez tendrán más garantizado su disfrute, tiene aparejado el problema de la disponibilidad de alojamientos.

Hay en suficiente cantidad para conseguir el objetivo de que todos residamos en el mismo pueblo o en un radio de menos de 10 Km., con el fin de asegurar que los desplazamientos se reduzcan al mínimo, pero la oferta en estas zonas está principalmente basada en casas rurales con capacidad para alojar a varias familias.

La única manera de manejar esto de una manera eficaz y aprovechar al máximo las plazas disponibles, es hacer una reserva previa de todas las casas necesarias de la zona y luego ir asignándolas en función del Nº de personas, niños, etc. Con esto conseguimos optimizar y ocupar todo de forma coherente y controlando los costes.

En este sentido, todos los alojamientos listados en el hilo al efecto están ya reservados para el fin de semana del 27 – 28 y 29 de mayo de 2011, NO intentéis llamar por vuestra cuenta, están ocupados, por vosotros.

Esto requiere de una gran labor, no solo nuestra en lo que al proceso de asignaciones se refiere, si no que también de confianza y colaboración por parte de todos.

Los más veteranos ya tienen experiencia en esto que os contamos y saben que no improvisamos con estas cosas y procuramos que todos os encontréis cómodos.

Si la anterior acabó en éxito, fue precisamente por eso, porque todos y cada uno estaba por la labor y puso su grano de arena.

Como sabéis, ni la web ni los administradores obtenemos beneficio alguno de todo esto, salvo la satisfacción del trabajo bien hecho, por ello, nosotros no manejaremos dinero en ningún momento.

Todas las instrucciones referentes a trámites de reservas y pagos de alojamientos, una vez adjudicados, así como las demás partidas, deberán ser liquidadas directamente entre los usuarios y el responsable de cada una, según las siguientes instrucciones que se irán completando según se acuerde con cada parte que interviene en la realización del evento.

Dicho lo anterior, para que todo esté a punto ese día, os pedimos la máxima diligencia, exactitud y puntualidad en el cumplimiento de los siguientes…

PROCEDIMIENTOS:




ALOJAMIENTOS:

Criterios de adjudicación:
Cerca de un 40% de ellos están a escasos 10 metros del salón del Hotel… (Campamento base y punto de reunión y de los actos principales del sábado noche) y a unos 20 metros de la discoteca. (A cobertura de interfono de niños, para más pistas... :disimular: )

Otro 30% de ellos se encuentran a distancias entre 50 y 100 metros de todo esto.

Por último, otro 30% se encuentran en poblaciones cercanas en un radio de 7 Km.

Es evidente que los alojamientos más cercanos (el 70% de ellos) posibilitan que las mamas y los papas podamos estar en un momento dado a dos frentes ya que, prácticamente, podemos dejar a los niños en la cama y hacerles una visita cada 20 minutos, pudiendo, de esta manera, disfrutar un poco de la fiesta.

Según esto, los alojamientos se adjudicarán en base a estos criterios:

1º > Prioridad en el Hotel a familias con niños, especialmente si son pequeños. (Esto permitirá a sus padres poder estar más tiempo con el grupo y disfrutar de la charla del salón y baile en la discoteca. (Ambos en el Hotel)
2º > Prioridad al Nº de personas. (Llenar alojamientos completos.)
3ª > Prioridad al riguroso orden de inscripción confirmada.


Adjudicados y pago de la señal:

- Las adjudicaciones se irán reflejando en el hilo de los alojamientos, poniendo el Nick a la derecha del mismo. (Color rojo)

- Una vez esté adjudicado y conforme, se os mandará un MP con los datos del regente y la cuenta bancaria para ingresar la señal, así como la cantidad a transferir. (Cuando os mandamos este MP os pasamos a Azul)

En el plazo más breve posible debéis de ingresar la señal indicada; 30% del importe proporcional en función de las familias que ocupen la casa. (Cuando el pago de la señal esta efectuado, nos mandáis MP a los Admins y os pasamos a Verde)

La fecha tope para hacer los ingresos de las señales es el 30 de abril de 2011.

La fecha tope para darse de baja con derecho a la devolución de dicha señal es el 15 de mayo de 2011.


Pago del resto del importe del alojamiento:

Al llegar a Hiendelaencina, el punto de encuentro será el Mesón restaurante Sabory, en la plaza del pueblo.

Los pagos del resto del importe de los alojamientos se harán, según cada caso...

Todo lo correspondiente a Casa Sabory: En el Restaurante Mesón Sabory (Preguntar por Jose, quien dispondrá de un listado de todos con el importe correspondiente a cada Nick.)

Resto de casas: Al llegar al alojamiento al regente de cada una. (Estos dispondrán de un listado de los Nick de usuarios asignados a esa casa con los importes correspondientes).







CENA CONMEMORATIVA DEL SÁBADO NOCHE:
El pago lo realizaremos al llegar al restaurante, Jose, regente del Restaurante Sabory, dispondrá de un listado con nuestros Nick y Nº de asistentes.







COMIDA CAMPERA DEL SÁBADO MEDIODÍA:
Sin más complicación…
…alguno de nosotros compraremos lo necesario y luego escotaremos entre todos echando las cuentas, como toda la vida hicieron nuestros ancestros.







Empresa organizadora de los actos y actividades en el circuito, (NATUAVENTURA 4X4).

Este capitulo es obligatorio para todos los asistentes. NATUAVENTURA 4X4 no solo organiza las actividades del circuito, si no que coordina la agenda y distintos actos del evento, por lo que no son actividades separables.
- Será por transferencia a una cuenta bancaria que os será facilitada.
- El importe: (Se mantiene la cuota del año pasado 75€ por coche).

Bni, Agus, Nash y Paul.
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